Politique externe - Protection des données personnelles
1. Responsable du traitement des données
- Le site internet https://soins-service.fr/ (« Site ») est édité par l’association Soins Service, enregistrée sous le numéro SIREN 780 607 123, dont le siège social est situé 4 rue de l’Ile Mystérieuse, à 80440 BOVES, représentée par Jean-Marie Serot en qualité de Président.
- Dans le cadre de l’accès, la consultation, la navigation et l’utilisation du Site et des services qu’il propose, vous êtes amené à communiquer à Soins Services des données personnelles vous concernant.
- A cet égard, Soins Service s’est engagée, en qualité de responsable du traitement, à ce que la collecte et le traitement de ces données personnelles soient conformes au règlement général sur la protection des données 2016/679 (« RGPD ») et à la Loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée (« LIL »).
- Nous vous remercions de bien vouloir prendre connaissance de la présente politique, dont l’objectif principal est de concentrer dans un document unique des informations claires, simples et précises concernant les traitements de données opérées par Soins Service, pour vous permettre de comprendre quelles données personnelles sont collectées, leur utilisation et les droits sur ces données.
- La présente politique s’applique à tous les utilisateurs du Site.
2. Délégué à la protection des données
- Nous vous informons que nous avons désigné un délégué à la protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :
-
- E-mail : dpo@soins-service.fr;
- Voie postale : 4 Rue de l’Île Mystérieuse 80440 Boves.
-
- Ce DPO est en charge notamment de conseiller, informer et contrôler le respect de la règlementation en matière de protection des données.
3. Principes directeurs des traitements de données
3.1 Transparence
- Dans un souci de transparence, nous prenons soin de vous informer des traitements de données qui vous concernent.
3.2 Finalité et licéité
- Lorsque nous sommes amenés à traiter des données, nous le faisons pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite et il est fondée sur une base juridique (voir tableau ci-dessous).
3.3 Proportionnalité et minimisation
- Pour chacun des traitements de données mis en œuvre, nous nous engageons à ne collecter et à n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
3.4 Exactitude
- Nous veillions à ce que les données soient mises à jour, si nécessaire, et à mettre en œuvre des procédés permettant l’effacement ou la rectification des données inexactes.
4. Traitements de données à caractère personnel pour lesquels Soins Service agit en qualité de responsable de traitement
- Nous traitons vos données pour
- à des finalités qui sont déterminées, explicites et légitimes.
- Toutes les données que vous saisissez sur le Site ou lorsque vous communiquez avec Soins Service le cas échéant et qui se limitent à celles strictement nécessaires à la fourniture des services proposés sur le Site.
- Nous faisons en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Afin de garantir la conformité à la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, nous nous assurerons de supprimer systématiquement les données qui ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été conservées. Cette suppression est définitive et irréversible.
- Ainsi, pour les traitements listés ci-dessous, les finalités, types de données, bases légales et durées de conservation sont les suivantes :
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FINALITE DU TRAITEMENT |
TYPES DE DONNEES |
BASE LEGALE |
DUREE DE CONSERVATION |
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Inscription dans le cadre du formulaire de contact |
Nom, prénom, email |
Intérêt légitime |
Base active : Jusqu’au traitement complet de votre la demande de contact
En archivage intermédiaire : 2 ans |
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Analyse de l’activité sur le site pour améliorer la navigation sur le Site et l’utilisation de ses services |
Date et heure de connexion, adresse IP, localisation de l’adresse IP, pages visitées, type de navigateur, langue du navigateur, journaux d’événements |
Intérêt légitime |
12 mois |
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Gestion des demandes d’ exercices de droit |
– identité : nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse, numéro de téléphone, adresse mail |
Intérêt légitime |
Base active : pour la durée du traitement
Archivage intermédiaire : 3 ans à partir de la réponse à la demande d’exercice de droit |
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Gestion d’un précontentieux ou d’un contentieux |
– identité : nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse, numéro de téléphone, adresse mail – données liées au contentieux ou au précontentieux |
Intérêt légitime |
Base active : durée du précontentieux ou du contentieux.
Archivage intermédiaire : Jusqu’au règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondant |
- Certaines de ces données sont obligatoires, d’autres facultatives pour pouvoir bénéficier de tous les services proposés sur le Site. Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles à renseigner est signalé lors de la collecte. Si vous refusez de fournir les données obligatoires, Soins Service ne sera pas en mesure de vous fournir les services demandés, ni de répondre à vos autres demandes éventuelles.
5. Destinataires des données
- Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, les données collectées par Soins Service pourront être transmises à tout ou partie des destinataires suivants :
-
InterneS
Externes
Le personnel autorisé de Soins Services :
· Secrétaire de direction
· Direction des systèmes d’information
· Délégué à la protection des données (« DPO »)
Autorités administratives ou judiciaires le cas échéant (uniquement dans l’hypothèse d’une demande expresse et motivée de leur part en cas d’infraction avérée à des dispositions légales ou réglementaires)
UFA
6. Sous-traitant
- Soins Service choisit des sous-traitants ou des prestataires qui présentent des garanties en termes de qualité, de sécurité, de fiabilité et de ressources pour assurer la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles y compris en matière de sécurité des traitements. Les sous-traitants et les prestataires s’engagent à respecter des niveaux de confidentialité au moins identiques à ceux de Soins Service.
- Les contrats entre Soins Service et ses sous-traitants de données personnelles sont mis en œuvre selon la politique de sous-traitance définis par la société en accord avec son DPO.
- Les données à caractère personnel confiées à nos sous-traitants sont traitées en accord avec les clauses contractuelles types (« CCT ») de la commission européenne insérées dans les contrats de sous-traitance et conforme à l’article 28 du RGPD.
- Soins Service dispose d’un droit d’audit de la conformité de ses sous-traitants mis en œuvre selon sa procédure d’audit des sous-traitants.
7. Vos droits sur les données
7.1 Descriptif de vos droits
- Nous sommes particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données à caractère personnel que nous mettons en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.
- Vous disposez des droits suivants pour la protection de vos données à caractères personnel : droit d’information, d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité, de retirer votre consentement, d’introduire un recours et de définir des directives post-mortem. Leurs conditions d’exercice sont détaillées ci-après.
7.1.1 Droit d’accès
- Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et de certaines informations relatives au traitement de vos données.
7.1.2 Droit de rectification de vos données
- Vous avez le droit de nous demander que vos données à caractère personnel soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
7.1.3 Droit à l’effacement de vos données
- Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données à caractère personnel dans les cas prévus par la législation et la réglementation.
7.1.4 Droit à la limitation des traitements de vos données
- Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans les cas prévus par la législation et la réglementation.
7.1.5 Droit de vous opposer aux traitements de vos données
- Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement.
- En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement devra se justifier par la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
7.1.6 Droit à la portabilité de vos données
- Vous disposez du droit à la portabilité de vos données à caractère personnel. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.
- Ce droit est en outre limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.
7.1.7 Votre droit d’introduire un recours
- Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
7.1.8 Votre droit de définir des directives post-mortem
- Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements que nous mettons en œuvre et seront limitées à ce seul périmètre
7.2 Modalités d’exercice de vos droits
- Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse électronique suivante : dpo@soins-service.fr ou par courrier à l’adresse postale suivante, 4 Rue de l’Île Mystérieuse 80440 Boves.
8. Sécurité des données
- Soins Service prend en compte la nature des données personnelles et les risques que présentent les traitements, pour mettre en place les mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées visant à préserver la sécurité et la confidentialité des données personnelles et à empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
- Soins Service garantit par ailleurs que les membres de son personnel et toute autre personne amenée à traiter les données personnelles vous concernant respectent les règles et procédures internes applicables en la matière et notamment les mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en place pour protéger vos données personnelles.
- En cas de violation de données personnelles, Soins Service vous informera ainsi que l’autorité de protection des données personnelles compétente si les conditions requises par la réglementation relative à la protection des données personnelles sont réunies.
- En cas de questions, vous pouvez vous référer à la politique de sécurité de Soins Service.
9. Flux transfrontières de données
- Les différentes catégories de données collectées et traitées dans le présent site ne peuvent pas être transmises à des prestataires situées dans des pays hors de l’Union européenne.
10. Sites appartenant à des tiers
- Les liens présents sur le Site peuvent vous renvoyer vers des sites extérieurs. A cet égard, nous attirons votre attention sur le fait que les politiques de protection des données personnelles de ces sites peuvent être différentes de la présente politique. Il est ainsi recommandé de prendre connaissance de la politique de protection des données personnelles de chacun des sites concernés. En tout état de cause, la responsabilité de Soins Service ne saurait être recherchée dans le cas où le contenu de l’un des sites contreviendrait aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.
11. Evolution
12. Entrée en vigueur
La note entrera en vigueur le 28 juin 2024.
DIFFUSION DU DOCUMENT
Interne / Externe V1_06-24
