Charte de confidentialité des données à caractère personnel
Soins Service apporte une grande importance à la protection et la confidentialité des données personnelles de ses patients, bénéficiaires et/ou prospects et veille au respect de la règlementation applicable.
A ce titre, la présente charte matérialise les engagements de Soins Service en matière d’utilisation et de protection des Données (ci-après dénommé la « Charte de confidentialité des données à caractère personnel»).
Le patient, bénéficiaire et/ou prospect est donc invité à consulter la présente Charte qui vise à présenter la manière dont Soins Service traite les Données dans le cadre de la fourniture des prestations proposées par ses différents services et la façon dont il peut exercer son droit.
1. CHAMP D’APPLICATION DE LA CHARTE
La présente Charte s’applique à toute collecte et à tout traitement de données concernant les patients, bénéficiaires et/ou prospects de Soins Service, que ces traitements soient effectués virtuellement via le site web https://soins-service.fr ou physiquement via le recueil des informations réalisé lors des différents échanges avec ses services.
2. RESPONSABLES DE LA COLLECTE DES DONNEES PERSONNELLES
Soins Service, effectue des traitements dans le but de répondre aux mieux aux attentes de ses patients, bénéficiaires et/ou prospects.
En tant que responsable du traitement des données qu’il collecte, Soins Service s’engage à respecter le cadre des dispositions légales en vigueur. Il lui appartient notamment d’établir les finalités de ses traitements de données, de fournir à ses patients, bénéficiaires et/ou prospects, à partir de la collecte de leurs consentements, une information complète sur le traitement de leurs données personnelles et de maintenir un registre des traitements conforme à la réalité.
Chaque fois que Soins Service traite des données personnelles, il prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude et de la pertinence des données personnelles collectées au regard des finalités pour lesquelles il les traite.
3. DONNÉES TRAITÉES
Afin de fournir à ses patients, bénéficiaires et/ou prospects l’ensemble des services proposés, Soins Service est amené à collecter les Données suivantes :
– Coordonnées (ex : n° de téléphone, email, adresse postale, …),
– Identifications (ex : nom, prénom, date de naissance, ….),
– Données de géolocalisation,
– Données d’utilisation des sites web (ex : adresse IP, clic, …),
– Images de vidéoprotection.
Soins Service respecte le principe de minimisation des données qui consiste à ne collecter que les Données strictement nécessaires aux traitements.
4. SOURCES DE COLLECTE DES DONNÉES
Les Données des patients, bénéficiaires et/ou prospects sont généralement collectées directement auprès de ces derniers de la manière suivante :
– Via leurs actions effectuées sur le site web
– Via les actions effectuées dans les différents services (ex : demande de prise en charge, enquête de satisfaction, demande d’information, comptabilité, gestion des fournisseurs…),
– Via les communications effectuées avec le service qualité ;
– Via de la vidéoprotection.
5. FINALITÉS ET FONDEMENTS LÉGAUX DES TRAITEMENTS DES DONNÉES
Soins Service traite les données des patients, bénéficiaires et/ou prospects uniquement afin de leur offrir les services demandés.
a) Les traitements dont le fondement légal repose sur l’exécution d’une prestation avec les patients, bénéficiaires et/ou prospects, sont :
– La création et la gestion des dossiers patients et bénéficiaires,
– La gestion de la comptabilité et des paiements,
– La gestion des réclamations et des évènements indésirables,
– L’évaluation de la satisfaction des bénéficiaires et patients.
b) Les traitements dont le fondement légal repose sur l’intérêt légitime de Soins Service, sont :
– La gestion de la vidéoprotection,
– La gestion des dossiers fournisseurs.
c) Les traitements dont le fondement légal repose sur le consentement du Client/Prospect sont :
– La géolocalisation utilisable pour faciliter l’intervention de ses soignants,
– La création des dossiers patients et bénéficiaires.
6. DURÉE DE CONSERVATION
Le tableau ci-dessous présente les durées de conservation mises en œuvre par Soins Service associées aux finalités des traitements.
| Finalité des traitements | Durée de conservation |
| Données relatives à l’exécution des prestations (dossier patients et bénéficiaires, fichiers suivi qualité) | 10 ans, après la fin de la prestation |
| Données relatives à la gestion comptable des prestations (paiement, recouvrement, facture, bon de livraison, …) | 10 ans |
| Données relatives au suivi des prestations (réclamations, non-conformités, évènements indésirables, enquête de satisfaction, …) | 3 ans |
| Données relatives au suivi des prestations (déclaration matériovigilance) | 5 ans |
| Cookies | 12 mois à compter de leur dépôt sur le terminal du Patients / Bénéficiaires / Prospects à compter de la dernière utilisation du site web |
| Images de vidéoprotection | 21 jours |
| Données relatives à l’exécution d’un droit à la protection des données (carte d’identité) | 1 an après fin d’exécution de la demande |
À l’issue de ces délais, les données seront supprimées. Les données sont également conservées en cas de précontentieux et contentieux pour toute la durée du traitement du litige.
Il est également précisé que la suppression des données sont des opérations irréversibles et que Soins Service n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
7. DESTINATAIRES DES DONNÉES
Soins Service peut être amené à transférer des données :
– Aux prestataires, fournisseurs et aux sous-traitants, ces derniers n’utilisant les données qu’au nom et dans le strict cadre de l’exécution des services demandés par le patient ou le bénéficiaire.
– A des tiers dans le cadre de la lutte contre la fraude et plus généralement dans le cadre de toute activité pénalement répréhensible ou encore à la demande d’une injonction des autorités judiciaires ou administratives.
8. TRANSFERTS DE DONNÉES HORS DE L’UNION EUROPÉENNE
Les données sont stockées en France et ne peuvent pas être transférées à des prestataires, sous-traitants dans un pays non membre de l’Union Européenne.
9. DROIT DES PATIENTS, BENEFICIAIRES ET PROSPECTS
9.1. Droit d’accès et de copie
Les patients, bénéficiaires et/ou prospects disposent d’un droit de demander à Soins Service la confirmation que des Données les concernant sont ou non traitées.
Les patients, bénéficiaires et/ou prospects ont le droit de demander une copie de leurs Données faisant l’objet du traitement auprès de Soins Service. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Soins Service peut exiger la prise en charge financière de ce coût par les patients, bénéficiaires et/ou prospects.
Si les patients, bénéficiaires et/ou prospects présentent leur demande de copie des Données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les patients, bénéficiaires et/ou prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser Soins Service.
9.2. Droit de rectification et de mise à jour
Soins Service satisfait aux demandes de mise à jour automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour sur demande écrite émanant de la personne elle-même.
9.3. Droit à l’effacement
Le droit à l’effacement des patients, bénéficiaires et/ou prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les patients, bénéficiaires et/ou prospects pourront demander l’effacement de leurs Données dans les cas limitatifs suivants :
– Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière.
– Lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement.
– La personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Soins Service et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement.
– La personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à des fins de prospection, y compris au profilage.
– Les données ont fait l’objet d’un traitement illicite.
9.4. Droit à la limitation
Les patients, bénéficiaires et/ou prospects sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par Soins Service est licite et que toutes les Données collectées sont nécessaires à l’exécution de contrats de prestation notamment.
9.5. Droit à la portabilité
Soins Service fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les patients, bénéficiaires et/ou prospects eux-mêmes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
9.6. Droit d’opposition
Conformément à la règlementation en vigueur, les Patients/Bénéficiaires/Prospects disposent du droit de s’opposer aux traitements de leurs données à tout moment pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de leurs données dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par Soins Service.
En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, Soins Service ne traitera plus les données concernées, sauf à démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux prévalant sur les intérêts et les droits et libertés des Patient/Bénéficiaires/Prospects, pour poursuivre ce traitement.
Les patients, bénéficiaires et/ou prospects disposent également du droit de s’opposer à toute prospection commerciale par voie postale ou par téléphone, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.
En application de l’article L. 223-2 du Code de la consommation, les Patients/Bénéficiaires/Prospects peuvent s’opposer à tout moment à être démarché par téléphone, en s’inscrivant gratuitement sur https://conso.bloctel.fr/.
9.7. Mise en œuvre des droits
Pour exercer leurs droits, les patients, bénéficiaires et/ou prospects doivent contacter Soins Service de l’une des manières suivantes :
En écrivant à l’adresse e-mail suivante : dpo@soins-service.fr
En écrivant, à l’attention du DPO, à l’adresse suivante :
Soins Service, 4 rue de l’ile mystérieuse, 80440 BOVES
En téléphonant au : 03 22 70 79 79
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les patients, bénéficiaires et/ou prospects sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Aussi, pour des raisons de sécurité, Soins Service se réserve donc, pour soulever tout doute sur l’identité du demandeur, à demander la carte d’identité à jour de ce dernier.
Dans le cas d’une personne mineure, le droit d’accès est exercé par le ou les titulaires de l’autorité parentale justifiant sa qualité pour agir. À la demande du mineur cet accès à lieu par l’intermédiaire d’un médecin désigné par le titulaire de l’autorité parentale.
9.8. Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil
Les patients, bénéficiaires et/ou prospects concernés par le traitement de leurs Données sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès de la Cnil si ceux-ci estiment que le traitement de Données les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
10. SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES
Il appartient à Soins Service de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite. Parmi ces mesures figurent principalement :
– La gestion des habilitations pour l’accès aux données,
– Les mesures de sauvegarde interne,
– Le processus d’identification,
– La conduite de tests de d’intrusion,
– L’adoption d’une charte d’utilisation des systèmes d’information,
– L’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.
Pour ce faire, Soins Service peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’il estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.
Soins Service s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des Données, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de Données, Soins Service s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.
11. VIOLATION DE DONNÉES
Soins Service s’engage à notifier à la Cnil toute violation des données qu’il pourrait subir dans les conditions prescrites par la règlementation en la matière.
Le patient, bénéficiaire et/ou prospect est évidemment informé de toute violation de données qui pourrait porter atteinte à ses droits et comporterait un risque pour lui.
12. DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES
Soins Service a désigné un délégué à la protection des données (« DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes :
– Adresse e-mail : dpo@soins-service.fr
13. COOKIES ET AUTRES TRACEURS
Un « cookie » est un petit fichier d’information envoyé sur le navigateur de l’Utilisateur et enregistré au sein du terminal de l’Utilisateur (ex : ordinateur, smartphone), (ci-après « Cookies »). Ce fichier comprend des informations telles que le nom de domaine de l’Utilisateur, le fournisseur d’accès Internet de l’Utilisateur, le système d’exploitation de l’Utilisateur, ainsi que la date et l’heure d’accès. Les Cookies ne risquent en aucun cas d’endommager le terminal de l’Utilisateur.
Pour plus d’information sur les cookies, il faut se référer à la page suivante :
14. DROIT APPLICABLE
Tout litige en relation avec l’utilisation des données est soumis au droit français. En dehors des cas où la loi ne le permet pas, il est fait attribution exclusive de juridiction aux tribunaux compétents d’Amiens.
15. MODIFICATION ET MISE À JOUR DE LA CHARTE
La présente Charte de confidentialité peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle ou en fonction des décisions et recommandations de la CNIL et des usages. Toute nouvelle version de la présente Charte de confidentialité sera portée à votre connaissance par tout moyen, y compris la voie électronique.
